NOS ENGAGEMENTS DANS LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

SOCLOVA, en sa qualité de responsable de traitement, et CLEVERTECH, en sa qualité de sous-traitant, vous informent de leurs engagements en matière de protection de vos données personnelles dans le cadre de l’utilisation du site web de la bourse d’échange de logements.

Cette charte présente, dans un document unique, des informations claires, simples et sincères concernant les traitements de données opérés par la plateforme de bourse d’échange de logements. Elle vous permet de mieux comprendre quelles sont les informations que nous collectons, l’utilisation qui en est faite et les droits dont vous disposez sur vos données personnelles.

SOCLOVA traite vos données personnelles dans le respect des principes fixés par la règlementation applicable à la protection des données personnelles, et notamment le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données, ainsi que la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée.

Dans le cadre de la présente charte, une donnée personnelle est toute information qui vous concerne et que l’on peut rattacher, directement ou indirectement, à un élément qui permet de vous identifier.

Cette charte peut être amenée à évoluer en fonction du contexte légal et règlementaire applicable ou de l’évolution des services qui vous sont proposés.

SOCLOVA et CLEVERTECH s’engagent sur les principes essentiels suivants :

• Licéité et loyauté : tout traitement de données repose sur une base légale valide.
• Transparence : nous vous fournissons toutes les informations nécessaires sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.
• Limitation des finalités et minimisation : vos données personnelles sont utilisées dans un but précis et défini. Seules les données strictement nécessaires à l’exercice de ces finalités vous sont demandées.
• Confidentialité et intégrité : nous mettons en place toutes les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données personnelles contre la divulgation, la perte, l’altération ou l’accès par un tiers non autorisé.
• Limitation des conservations : nous conservons vos données personnelles uniquement le temps nécessaire aux fins du traitement ou du service déterminé, soit uniquement sur la période pendant laquelle votre compte est actif sur la plateforme d’échange de logements.

Certaines données peuvent néanmoins faire l’objet d’un archivage intermédiaire lorsque cela est nécessaire pour répondre à une obligation légale, règlementaire ou à un contrôle, notamment dans le cadre d’un contrôle de l’Ancols.

SOCLOVA s’engage à mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées au degré de sensibilité des données personnelles pour les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés. 

A ce titre, par exemple nous nous engageons à procéder à la pseudonymisation ou à l’anonymisation, selon les cas, des données personnelles dès que cela est possible ou nécessaire.

Toutes les données personnelles étant confidentielles, leur accès est limité aux collaborateurs habilités de SOCLOVA, notamment au sein de la Direction de la Clientèle et de la Gestion Locative (DCGL) et de la Direction des Systèmes d’Information (DSI), ainsi qu’aux collaborateurs habilités de CLEVERTECH pour les besoins de maintenance, d’hébergement et d’assistance technique de la plateforme. Toutes les personnes ayant accès à vos données sont liées par un devoir de confidentialité et s’exposent à des mesures disciplinaires et/ou autres sanctions si elles ne respectent pas ces obligations.

Dans un souci permanent de sécurité et de protection, nous vous encourageons également à faire preuve de prudence pour empêcher tout accès non autorisé à vos données personnelles et à protéger vos terminaux (ordinateur, smartphone, tablette) contre tout accès non souhaité, voire malveillant, par un mot de passe robuste, qu’il est recommandé de changer régulièrement. Si vous partagez un terminal, nous vous recommandons de vous déconnecter après chaque utilisation.

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données à l’adresse dpo@soclova.fr.

Soclova est responsable du traitement des données à caractère personnel. CLEVERTECH intervient en qualité de sous-traitant pour la maintenance, l'hébergement et l'assistance technique de la plateforme.

La finalité du traitement de données personnelles est de faciliter les échanges de logements sociaux pour les locataires de Soclova dans le respect de la réglementation applicable.

Vos données sont utilisées :

• pour la vérification de votre identité et de votre éligibilité à la bourse d'échange ;
• pour permettre la mise en relation avec d'autres locataires intéressés par votre logement, après acceptation de la levée d'anonymat ;
• pour générer et transmettre un formulaire d'engagement en vue d'un échange ;
• pour permettre aux services internes habilités de Soclova, notamment les directions DCGL et DSI, de gérer et instruire les demandes d'échange ;
• pour assurer le suivi technique, statistique et l'amélioration du site lorsque vous y avez consenti pour les traceurs concernés.

Les données à caractère personnel vous concernant sont collectées lors de la création de votre espace membre, de la publication de votre annonce et du suivi de vos démarches sur la plateforme. Les champs identifiés comme obligatoires permettent notamment de s'assurer de votre identité et de vérifier les conditions d'éligibilité du logement.

Seules des personnes habilitées peuvent accéder à vos données personnelles :

• Soclova et les personnes habilitées au sein de son organisation, en particulier dans les directions DCGL et DSI, pour l'instruction de votre demande d'inscription, la validation de votre annonce et le traitement de votre demande d'échange ;
• les locataires avec lesquels vous prenez contact, après acceptation de la levée d'anonymat ;
• les prestataires de services habilités, notamment CLEVERTECH, strictement pour les besoins de maintenance, d'hébergement et de support ;
• les autorités ou organismes légalement habilités, lorsque la loi l'impose.

Les données personnelles sont conservées le temps strictement nécessaire à l'accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

Evènement déclencheur	Traitement et délais
Inactivité du compte	Mail d'information avant désactivation au bout de 45 jours. Compte désactivé au bout de 60 jours. Le compte et les données collectées sont supprimés dans les 10 jours suivant la désactivation.
Désinscription par le locataire	Désactivation immédiate de l'annonce du locataire. Suppression définitive du compte sous 8 jours.
Validation d'un accord d'échange	Suppression définitive des comptes des locataires concernés et des données collectées dans les 2 jours suivant la signature de l'accord.

Certaines données peuvent néanmoins faire l'objet d'un archivage intermédiaire lorsque cela est nécessaire pour répondre à une obligation légale ou à un contrôle, notamment dans le cadre d'un contrôle de l'Ancols.

Conformément à la réglementation applicable, vous bénéficiez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et, lorsque ce droit s'applique, d'un droit à la portabilité.

Le droit à la portabilité vous permet de récupérer une partie de vos données dans un format lisible par machine.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL. Pour toute demande relative à vos droits, vous pouvez contacter dpo@soclova.fr.

Les données collectées dans le cadre de la bourse d'échange de logements sont stockées en France, dans le respect de la législation française et de la réglementation européenne.

Les données anonymes collectées dans le cadre du suivi statistique et de la mesure d'audience du site sont collectées uniquement si vous acceptez les traceurs concernés.

L'exécution de mesures précontractuelles et contractuelles liées au traitement de votre inscription et de votre demande d'échange de logement, ainsi que le respect des obligations légales applicables à Soclova.

---

Le contenu de vos droits

À l’égard de vos données personnelles, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation du traitement, de portabilité de vos données personnelles et du droit de donner des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès.

1. Droit d’accès : vous pouvez demander à accéder à vos données personnelles que nous collectons et traitons. Si vous formulez une demande d’accès, nous vous fournirons une copie de vos données personnelles qui sont en notre possession ainsi que toutes les informations légalement requises.
2. Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données personnelles lorsque que celui-ci est basé sur notre intérêt légitime, à moins que notre intérêt légitime ne prévale sur vos propres intérêts et vos droits et libertés, ou que le traitement soit nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
3. Droit de rectification : vous pouvez à tout moment nous demander de rectifier les données personnelles vous concernant qui seraient inexactes ou incomplètes.
4. Droit d’effacement : vous pouvez demander l'effacement de vos données personnelles dans les conditions prévues par la Règlementation sur les Données Personnelles, sauf si celles-ci doivent être conservées pour nous permettre de respecter des obligations légales, ou pour nous permettre d’exercer ou de défendre nos droits ou encore, lorsqu’elles sont nécessaires à l’exécution du contrat qui nous lie.
5. Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les conditions prévues par la Règlementation sur les Données Personnelles.
6. Droit à la portabilité : ce droit vous permet de récupérer une partie des données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, sous réserve que l’exercice de ce droit ne porte pas atteinte aux droits et libertés de tiers.

---

Glossaire

« Anonymisation » est définie comme « le résultat du traitement des données personnelles afin d’empêcher, de façon irréversible, toute identification » ;

« Pseudonymisation » est une technique qui consiste à remplacer un identifiant (ou plus généralement des données à caractère personnel) par un pseudonyme. Cette technique permet la ré-identification ou l’étude de corrélations en cas de besoin particulier.

« Collecter », s’entend du fait de recueillir des données à caractère personnel. Cette collecte peut s’effectuer, notamment, à l’aide de questionnaires ou de formulaires en ligne ;

« Consentement », votre consentement s’entend de toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle vous acceptez, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel vous concernant fassent l'objet d'un traitement ;

« Données à caractère personnel » ou « données personnelles », désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable; qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;

« Droit d’accès » : désigne l’ensemble des droits fondamentaux tels que décrit dans la réglementation Européenne , portant sur :

• le droit à l’information ;
• le droit d’accès ;
• le droit de rectification ;
• le droit à l’effacement ou droit à l’oubli ;
• le droit à la portabilité ;
• les droits d’opposition ;
• le droit à la limitation du traitement ;
• le droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement et la communication de ses données personnelles après sa mort.

« Limitation de traitement » s’entend du marquage de données à caractère personnel conservées, en vue de limiter leur traitement futur ;

« Responsable de traitement » est la personne ou l'organisme qui, seul ou conjointement, détermine les objectifs et les modalités de traitement de vos données personnelles ;

« Sous-traitant » est celui qui traite des données à caractère personnel pour le compte de la personne, de la structure ou de l’organisme responsable du traitement ;

« Tiers » se réfère à toute personne autre que SOCLOVA, CLEVERTECH et vous-même ;

« Traitement des données personnelles » signifie toute opération ou groupe d’opérations appliqué à vos données, quel que soit le support de service en ligne en question et le procédé utilisé.